Protocollo e Archivio

Il Servizio Protocollo è la "porta" attraverso la quale la documentazione entra o esce dal Comune.
È, cioè, l'ufficio in cui si registrano, su un apposito registro informatico con numerazione progressiva annuale, i documenti e le richieste presentate direttamente dai cittadini, tutta la corrispondenza del Comune, le relazioni e gli atti di tecnici e professionisti, i documenti prodotti dall'Amministrazione.
Per ogni documento sono annotati sul registro protocollo il mittente o destinatario, l'oggetto, l'ufficio competente a trattare quel particolare argomento ed altre informazioni necessarie alla gestione interna del documento (classificazione archivistica, collegamento con altri atti, ecc.); al documento viene poi associato un numero che, unitamente alla data di registrazione, è trascritto sul documento stesso e lo individua in maniera inequivocabile ed univoca nella serie annuale della documentazione dell'ente. La documentazione protocollata viene poi smistata agli uffici comunali competenti, che si prendono carico della trattazione e della conclusione della pratica.
Il registro di protocollo costituisce atto pubblico, destinato a fare fede del ricevimento o della spedizione di un documento da parte dell'Amministrazione comunale.

L'Archivio Comunale è l'insieme dei documenti prodotti e ricevuti dall'Amministrazione Comunale nello svolgimento della propria attività. Archivio è anche il luogo, l'ambiente fisico in cui tali documenti vengono conservati.
La parte della documentazione relativa ad affari e a procedimenti amministrativi in corso di trattazione e di istruttoria costituisce l'archivio corrente; la parte della documentazione relativa ad affari conclusi, per i quali non è più necessaria una trattazione o comunque verso i quali sussiste un interesse sporadico costituisce l'archivio di deposito; il complesso dei documenti relativi ad affari e procedimenti conclusi da oltre 40 anni e destinati alla conservazione permanente costituisce l'archivio storico.
Per la consultazione a scopi amministrativi e/o legali dei documenti conservati nell'archivio corrente e nell'archivio di deposito occorre attenersi alle norme della legge 7/8/1990 n. 241 e successive modifiche e integrazioni in materia di accesso agli atti della pubblica amministrazione ed al relativo regolamento in vigore presso il Comune di Sassuolo.
Il D.Lgs. 22/01/2004 n. 42 in materia di beni culturali ammette la consultazione della stessa documentazione a scopi storici, secondo specifiche norme e procedure.
I documenti conservati nell'archivio storico sono invece liberamente consultabili.

Il Servizio Archivio e Protocollo, quindi, si occupa di:

• registrazione informatica di atti e documenti in ingresso e in uscita;
• assegnazione e smistamento dei documenti ricevuti ai Servizi competenti;
• gestione della PEC istituzionale dell'Ente;
• cura dell'archivio cartaceo dell'Ente e gestione della conservazione digitale dei documenti.